Sie planen ein Event?
Wunderbar!
Mit diesen 12 Tipps schaffen Sie es garantiert in eine Blamage vor Ihren Gästen. Eine nicht ganz ernst gemeinte Anleitung, und 12 x wie es besser geht.
1. Versuchen Sie bis zur letzten Minute vor Beginn alles zu lösen
Sie ahnen schon, dass sich das, was Sie eigentlich geplant haben, nicht ausgehen wird. Sie glauben trotzdem noch in den letzten Stunden und Minuten das Ruder rumreißen zu können. Machen Sie an diesem Punkt weiter! Der Treibsand in dem Sie sich befinden, wird schon nicht so schlimm sein.
-> So geht’s richtig:
Einfach weitermachen? Fataler Fehler! Legen Sie rechtzeitig eine Deadline fest.
Was bis dorthin nicht funktioniert, wird weggelassen, umgemodelt oder adaptiert.
2. Nehmen Sie sich keine Zeit für Teammeetings
Vernachlässigen Sie Teammeetings! Konstant und strikt! Statt mit Ihren Teamkolleg:innen zu sprechen, sagen Sie, Sie hätten für so etwas jetzt keine Zeit – es gibt ja schließlich Wichtigeres zu tun!
-> So geht’s richtig:
Egal wie stressig es ist. Das Team hat Priorität. Teammitglieder müssen wissen, wo Sie stehen, welche Aufgaben fertig werden und welche nicht. Gemeinsam können Sie sich unterstützen oder Alternativen überlegen.
3. Setzen Sie keine Prioritäten!
Sie wollen unbedingt noch einen Bildschirm am Event zum Laufen bringen, den Videoeinspieler hinzufügen und den Ton der Lautsprecher optimieren, anstatt mit den Vortragenden einen Soundcheck zu machen.
-> So geht’s richtig:
Machen Sie eine Checkliste und einen Zeitplan. Arbeiten Sie die wichtigsten Punkte zuerst ab!
4. Machen Sie alles selbst!
Ihre Mitarbeiter können sich alles selbst beibringen, von Video über Ton und Netzwerk-, bis hin zu Licht- und Eventtechnik. Sparen Sie bei Profis, die sind teuer!
-> So geht’s richtig:
Greifen Sie auf eigene Mitarbeitende nur dann zurück, wenn diese ausgewiesene Profis auf ihrem Gebiet sind.
5. Ignorieren sie rechtliche Vorschriften
Merkt ja eh keiner, dass Fluchtwege verstellt sind, Projektoren nicht gesichert sind, erste Hilfe Kästen fehlen oder Kapazitätsgrenzen von Sälen überschritten werden. Wichtig ist, dass das Event über die Bühne geht!
-> So geht es richtig:
Lesen Sie sich rechtzeitig die rechtlichen Rahmenbedingungen für das Veranstalten von Events durch und halten Sie sich an gesetzliche und rechtliche Vorschriften.
6. Machen Sie keine Generalprobe
Planen Sie ein für sich richtig wichtiges Event mit allem technischen Schnick-Schnack und machen Sie dann keine Generalprobe! Machen Sie den ersten Durchlauf dann, wenn Ihre Gäste bereits auf Ihren Plätzen sitzen und Ihr Event losgeht.
-> So geht es richtig:
Je nach Event soll die Generalprobe mindestens einen Tag im Voraus stattfinden. Wenn es sich um kleinere Events mit nicht allzu aufwendiger Technik handelt, wo kleine Fehler im Normfall schnell gelöst werden können, ist es auch in Ordnung die Generalprobe am selben Tag zu machen.
7. Briefen Sie keinesfalls Ihre Moderation
Ihre Moderation wird schon wissen, was er oder sie zu sagen hat, wen sie ankündigt oder wie die Übergänge verlaufen. Briefings werden definitiv überbewertet!
-> So geht es richtig:
Moderation ist mit das A&O einer gelungenen Veranstaltung. Damit ihr:e Moderator:in Ihre Rolle erfüllen kann braucht sie genaue Infos zum Ablauf, der Dramaturgie, den Gästen und Speakern. Planen Sie dafür ausreichend Zeit vor dem Event ein.
8. Überlegen Sie sich keinen Notfallplan
Im kalten Wasser lernst du am schnellsten schwimmen. Gilt auf für Event-Notfälle. Worst-Case Szenarien und der Plan B ist etwas für Weicheier. Richtig hart Gesottene springen ins kalte Wasser. Eisbaden lebe hoch!
-> So geht es richtig:
Es kann immer was passieren. Überlegen Sie sich vorab das Worst-Case Szenario und einen Plan B.
9. Beachten Sie nicht die Dramaturgie
Beginnen und enden sie mit langwierigen Showacts. Präsentieren Sie Produkt Showcases bis auch die letzten Zuhörenden eingenickt sind. Bedanken Sie sich dann stundenlang bei Ihren Mitwirkenden und dem Publikum.
-> So geht es richtig:
Setzen Sie auf einen starken Anfang und einen beeindruckenden Schluss. Im Verlauf geht es nicht um eine kontinuierliche Eskalation, sondern um abwechselnde Phasen der Spannung und Entspannung. Diese führen allmählich zum Höhepunkt des Events.
10. Starten Sie unpünktlich
Kündigen Sie Ihr Event für eine bestimmte Uhrzeit an. Lassen Sie im besten Fall auch einen sichtbaren Timer laufen, an den Sie sich aber nicht halten. Überziehen Sie den Beginn mindestens eine halbe Stunde!
-> So geht es richtig:
Bestrafen Sie nicht die Pünktlichen. 5-10 Minuten Verzögerung sind noch in Ordnung, alles darüber hinaus nicht mehr.
11. Legen Sie keinen Gesamtverantwortlichen fest
Verantwortliche braucht in einer gleichberechtigten Zeit niemand! Teilen Sie Verantwortlichkeiten auf und verlassen Sie sich einfach darauf, dass die Anderen schon Ihre Arbeit machen werden.
-> So geht es richtig:
Events brauchen eine:n Gesamtverantwortlichen! Jemanden, der letztgültige Entscheidungen trifft. Denken Sie an den Rettungsdienst – hier ist Demokratie und Rücksichtnahme fehl am Platz – im Notfall muss schnell entschieden und gehandelt werden.
12. Kommunizieren Sie nicht die Wahrheit
Zu guter Letzt: Sagen Sie nicht die Wahrheit. Sie wissen, dass Sie das Event nicht mehr retten können – bleiben Sie trotzdem bei Ihrer Geschichte!
-> So geht es richtig:
Sagen Sie was los ist. Security-Breaches, Krankheitsfälle, Technikausfall, Absagen – was auch immer es ist – die Menschen können mit der Wahrheit besser umgehen, als wir vielleicht glauben. Sie ersparen sich damit Ärger, Peinlichkeiten und lästige Nachbearbeitung.
Viel Spaß bei der Planung Ihres Events!
